CONFERÊNCIA 2020 DO DISTRITO 4521 

NOVO COMUNICADO AOS ROTARIANOS 

20-03-2020 

 Prezados companheiros e companheiras do Distrito 4521 

No comunicado anterior dessa semana, oficializamos o cancelamento da I Conferência do Distrito 4521 devido à pandemia da COVID 19. Nesses dias, estivemos negociando com o Hotel Tauá e outros fornecedores. Situação semelhante vem ocorrendo em outros Distritos de Rotary no Brasil e América do Sul. 

Anteontem, 18/03/20 o nosso Diretor de RI Mário Cesar M. Camargos, em sintonia com o Presidente de RI Mark Maloney, apresentou a todos os governadores de distritos a sugestão de se fazer em 2021 uma Conferência compartilhando os dois anos rotários, “o que definitivamente conectará as duas gestões e abrirá oportunidades para promover a continuidade, tão duramente defendida, mas nem sempre praticada nos distritos do Rotary”. O Gov. Eleito Fauzi Haddad prontamente abriu a possibilidade de que a sua Conferência Distrital aproveitasse parte da desse ano de 2020 e o nosso foco primeiro foi na negociação com o Tauá. Finalmente hoje foi concluído e assinado um Termo de Ajuste entre as partes, alguns itens assim descritos: 

1) Fica adiado o evento Conferência do Distrito 4521 de Rotary International outrora agendada para o período de 18 a 21/04/2020, no Hotel Tauá Araxá, para o período de 20 a 23/05/2021. 

2) Todos os hóspedes que registraram e pagaram suas reservas junto ao hotel para participar do evento, se assim o desejarem, ficam com crédito no mesmo valor para hospedagem durante o período ajustado nesse termo, nos mesmos moldes previstos no voucher de hospedagem. Não haverá reajuste no valor da hospedagem para o novo período, podendo, porém ocorrer redução, de acordo com os valores de mercado à época. Neste caso, o hóspede poderá optar entre a devolução do valor pago a mais ou crédito para eventuais gastos não cobertos pela hospedagem. 

3) Ocorrendo a impossibilidade ou desejo para não participação no evento, o hóspede terá a alternativa de disponibilizar sua vaga para outros, diretamente ou através da intermediação do hotel, quando se criará um “banco de vagas” sob coordenação do hotel e com acompanhamento pela comissão do Rotary. 

§ único: se a vaga do hóspede desistente não for negociada, o hotel garantirá o reembolso previsto contratualmente entre o hotel e cada hóspede. 

Além do que foi estipulado no termo, ficou claro que os hóspedes que já tiverem definido que não irão participar do evento em 2021 e desejarem ser reembolsados, poderão requisitar junto ao Hotel preferencialmente pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone (31) 3265-2639 a partir do dia 06/04/2020 porque todas as unidades estão fechadas por determinação das autoridades sanitárias e governamentais. Para o reembolso, garantiu-nos o Hotel Tauá que será seguido o que estipula a negociação de cada hóspede com o hotel, bastando conferir no voucher. 

Com relação ao reembolso de Inscrições e Convite de Baile, vamos ter que estudar se o reembolso poderá ser completo ou se precisaremos usar uma parte para o custeio do que já se gastou, principalmente com a Banda Brasil 70, Palestrante Denise Fraga, Luciano Bruno, empresas de som / imagem / decoração, site, cerimonial, pastas, despesas administrativas para receber pelo cartão de crédito ou boletos, etc. Usaremos primeiro, a verba que é destinada pelo Fundo Distrital para a Conferência. No momento oportuno, apresentaremos uma planilha detalhando tudo com clareza. 

Enfim, essas são as informações mais relevantes no momento. Pedimos sua compreensão e paciência para que possamos resolver tudo da melhor maneira possível e rapidez. Torcemos para que todos que já têm reservas no Tauá as mantenham em crédito para 2021, nesse caso bastando enviar um e-mail para a secretaria do Rotary em BH: [email protected]

Um abraço a todos 

Cláudia Maria Lello Scaglioni 

Governadora 2019-2020 

De acordo: 

Fauzi Haddad 

Governador 2020-2021