Com a pandemia, as reuniões virtuais se tornaram onipresentes no cotidiano da vida rotária. Antes presenciais, os eventos rotários passaram em sua quase totalidade, a serem suportados no meio digital. O resultado disso é a enorme quantidade de gravações geradas dessas atividades, por conta das funcionalidades que as salas virtuais possibilitam.
 
Sendo assim, o Distrito 4521, passou a armazenar todas as gravações realizadas das diversas reuniões, seminários e eventos rotários desde o início das medidas de isolamento social. E agora disponibiliza uma plataforma, também virtual, na qual é possível acessar todos os registros audiovisuais e documentais dessas atividades.

Tecnologia e biblioteconomia

Vinícius Rocha, integrante da Comissão de Imagem Pública do Distrito é o responsável pela criação e manutenção e gestão do portal 4521.tube

A ideia de montar um acervo audiovisual do Distrito 4521 não é nova. Vinícius Rocha, integrante da Comissão de Imagem Pública do Distrito 4521, já vislumbrava compor uma base de dados que incluía tudo que era gerado de multimídia pelo Distrito.

"Desde quando iniciei auxiliando o Rotary nos trabalhos da Comissão de Imagem Pública, percebi que faltava uma curadoria de conteúdos digitais. A tecnologia e organização de informações não era presente no Distrito. Em pouco mais de 2 anos de intenso trabalho, conseguimos consolidar os meios digitais nas operações do Rotary 4521."
 
Cursando Biblioteconomia na Universidade Federal de Minas Gerais, Vinícius passou a administrar os diversos serviços digitais do Distrito 4521. Mídias sociais, site, armazenamento em nuvem. Vinícius também atua como editor do InformaR, que é o Informativo mensal do Distrito. 

“O InformaR também é parte dessa transformação tecnológica pela qual o Distrito 4521 vive hoje. Quando passei a editar a revista, a partir da pauta, confecção dos textos, layouts, até a expedição do arquivo final em PDF, estruturei as informações de forma que a sua descoberta seja a mais facilitada e rápida possível.”

Com o uso das plataformas de reuniões virtuais, Vinícius passou a registrar cada uma delas. “Até agora (Janeiro 2021) são mais de 350 GB de vídeos gerados apenas em quase 1 ano, que resultou em quase 300 horas de gravação. Foi preciso contratar uma solução em nuvem para armazenar todos os conteúdos“.

No rol estão também as gravações das Visitas Oficiais realizadas pelo Governador Fauzi Haddad, que já visitou virtualmente todos os clubes do Distrito. Um total de 86 clubes, que em média se reuniram por aproximadamente 2 horas com o Governador, tendo apenas a parte festiva gravada e transmitida ao vivo nas mídias do Distrito.

“Para manter os vídeos e os demais arquivos digitais organizados, o processo de catalogação e armazenamento é praticamente imediato. Logo assim que o evento ou a reunião terminava, eu consolidava a gravação da reunião no painel de controle do Zoom, que em alguns minutos depois, me enviava um e-mail avisando que a gravação estava pronta para ser download. Logo em seguida eu já enviava o arquivo para a nuvem, identificando o evento e a data pelas pastas. Com o acervo sendo organizado diariamente, o portal fica atualizado.”

"NETFLIX" rotário

As ferramentas de reunião virtual também permitiam algo inédito: as transmissões ao vivo.

As mídias sociais do Distrito 4521 passaram a transmitir integralmente as reuniões e os eventos que aconteciam pela sala virtual no Zoom. Também se tornaram parte desse acervo audiovisual, porém não contavam com uma organização facilitada das informações.

Foi aí que a criação de um portal multimídia se mostrou mais necessário. Com o conteúdo praticamente já armazenado nas mídias sociais e em nuvem, o portal 4521.tube era a ferramenta que apresentaria de uma maneira visual e facilitada, todos os materiais ordenados.

“Busquei construir o portal de forma que o usuário tivesse facilidade para localizar o que deseja. Procurei me basear no layout que as plataformas de streaming utilizam para exibir o catálogo de conteúdos.”

O portal exibe em uma primeira visão, os cartazes digitais dos conteúdos em destaque. Basta clicar no cartaz para ver os “episódios” de cada conteúdo. Na parte superior existe um campo de pesquisa inteligente, que permite pesquisar pela temática ou pelo nome do palestrante. Foi implementado também um menu com links rápidos que levam não somente aos conteúdos, mas também à listagem de todos os palestrantes que realizaram alguma apresentação para o Distrito.

Portal 4521.tube

Os palestrantes inclusive, tem espaço especial. Cada palestrante cadastrado possui uma seção contendo as imagens de cada um, um breve currículo, com a trajetória rotária e profissional e as listas dos eventos em que apresentaram. “Dar enfoque aos palestrantes demonstra e prestigia a grande quantidade de rotarianos envolvidos nas capacitações realizadas para o Distrito. Já são quase 30 palestrantes cadastrados.”

A seção “Downloads” contém também as apresentações e documentos exibidos durante as palestras. Estão organizados pelos eventos, permitindo ao usuário ter acesso a materiais de apoio e instrução rotária.

A plataforma também terá como função hospedar as transmissões ao vivo do Distrito. As lives ocorrerão normalmente no Facebook e no Instagram e também pelo portal.

“Com o crescimento da audiência das transmissões ao vivo, com participação de membros de vários cantos do planeta, ter um espaço dedicado permite ao usuário escolher por qual plataforma ele vai preferir. Percebemos que muito gostam de acompanhar pelo YouTube. Outros pelo Facebook e Instagram. Todos poderão escolher por onde querem assistir. Basta apenas 1 clique e o acesso está garantido.”

Papel da Imagem Pública também é gerenciar

A Imagem Pública, como sabemos é a responsável pela divulgação das atividades do Rotary para o público em geral. Mas com a pandemia, passou a ter um papel fundamental no próprio funcionamento do Distrito. Foi pela Comissão de Imagem Pública, que o Distrito passou a possuir o ambiente virtual de reuniões Zoom para que as atividades rotárias pudessem continuar em meio ao isolamento social.

Governadora Tânia Maria Diniz Andrade, Presidente 2019-22 da Comissão Distrital de Imagem Pública do Distrito 4521

“Entendemos a tecnologia que permite os encontros virtuais precisava ser adquirida imediatamente. Por isso pedimos a contratação de uma assinatura de uma sala virtual no Zoom, que foi prontamente atendida pelo Governador Fauzi. Foi determinante para que os trabalhos pudessem prosseguir”, segundo a Governadora Tânia Diniz, Presidente da Comissão de Imagem Pública do Distrito 4521.

“Em pouco tempo percebemos que a adesão às palestras virtuais cresceu, superando inclusive números das reuniões presenciais. Isso significou economia, viabilidade e flexibilidade para os participantes e para o Distrito que, apenas paga mensalmente o Zoom e tem a sala virtual disponível a qualquer momento, enquanto que, para os participantes, não é mais necessário deslocar grandes distâncias, ter gastos com hospedagem, alimentação.”

O advento do portal também é fruto dessa gestão dos recursos tecnológicos. “O apoio da Comissão de Imagem Pública e do Governador Fauzi para a aquisição e desenvolvimento dessas ferramentas tecnológicas tem permitido que as atividades rotárias possam ocorrer, dentro das limitações do ambiente virtual, permitindo a roda rotária girar. Precisamos evoluir 100 anos em 6 meses. Se não houvéssemos mobilizado recursos para entrar de vez no mundo digital, a gestão do ano rotário 2020-21 ficaria comprometida. Mais uma vez o Rotary se mostrou resiliente a mais uma situação de crise. As ferramentas e o conhecimento tecnológico serão permanentemente presentes em nosso cotidiano”, finaliza a Governadora Tânia.

Para visitar o portal acesse: https://4521.tube